Черкассы
МиниАТС (офисная автоматическая телефонная станция, учрежденческая АТС (УАТС) — АТС, предназначенная для использования внутри организации.
В любой организации, даже если она не расширяется, рано или поздно возникает проблема выбора офисной АТС.
С чем это может быть связано?
Во-первых, у Вас ограниченное количество городских номеров и их не хватает для того, чтобы присвоить каждому сотруднику по номеру.
Во-вторых, организация не всегда может себе позволить расходы на неограниченное число прямых телефонных номеров.
В-третьих, мини АТС обладают такими дополнительными функциями, без которых происходят потери потенциальных клиентов (нет возможности сразу перевести клиента на нужного специалиста, просите перезвонить); вовремя не договорились о встрече и потеряли заказ (т. к. звоните с одного городского номера, прикрепленного за Вашим телефонным аппаратом); сотрудники отвлекаются на то, чтобы позвать к телефону нужного абонента, происходит потеря времени, не говоря уже о мобильности внутри офиса и тем более на территории (преимущества микросотовой системы), и т. д.
Мы рекомендуем при выборе мини АТС выполнить ряд последовательных действий по предлагаемой схеме:
● Определить количество внешних (городских) номеров и предполагаемое количество внутренних абонентов
Это соотношение, как правило, 1:3…1:8 (внешних линий к внутренним) для избежания загруженности. Для торговых, банковских предприятий, предприятий сферы услуг процент соотношения внешних линий к внутренним выше, чем на производстве. Это объясняется тем, что на производственных предприятиях основная нагрузка ложится на внутренние переговоры, а часть абонентов может не иметь возможности пользоваться внешними линиями.
● внутреннее количество номеров мини АТС соответствует, как правило, количеству рабочих мест Вашего предприятия
● кроме того, необходимо предусмотреть внутренние номера под факсы и модемы.
Наличие мини-АТС практически не влияет на качество и скорость факсимильной связи, зато секретарь (и любой сотрудник) может переадресовать пришедший вызов на факс, находящийся в режиме автоматического приема. Скорость модема может быть ограничена примерно на уровне 33600, но для работы с почтой и «клиент-банком» этого вполне достаточно. Если же коммутируемым доступом в Интернет пользуются интенсивно, то, возможно, под модем стоит предусмотреть отдельную городскую линию, не заводя ее на мини-АТС.
Также можно установить дополнительные телефонные аппараты на складе, холлах и прочих служебных помещениях, программно запретив выход в город с этих линий. Это позволит, кроме всего прочего, любому сотруднику при установленной интегрированной системе громкого оповещения (аудиопейджинга, ГГС) принять адресованный ему вызов в любом месте, где бы он ни находился.
● необходимо, при расчете количества номеров, учесть возможное расширение сети внутренних абонентов и увеличение внешних линий
Телефонные станции обычно имеют модульную конструкцию. Дополнительные модули дают возможность увеличить число внешних или внутренних линиймини АТС, а также получить дополнительные функции, которых не было в первоначальной конфигурации телефонной станции. Из этого следует, что имеет смысл пойти на небольшие дополнительные затраты и строить Вашу систему связи станции, которая может быть наращена до емкости несколько большей, чем это нужно Вам сейчас. Поэтому необходимо обязательно уточнить имеет ли данная мини-АТС запас по емкости, как по внешним линиям, так и по внутренним. Этот запас не должен быть слишком велик, но и его полное отсутствие может создать в ближайшей перспективе массу проблем. Выясните, во что обойдется Вам наращивание емкости.
● Определить количество системных телефонов Системные телефоны необходимы для удобства организации операторской, директорской или диспетчерской связи. Они могут иметь дисплей разной величины, спикерфон (громкую связь), разное число функциональных и свободно программируемых клавиш и дополнительные консоли. По индикаторам клавиш отслеживается состояние внешних линий и внутренних абонентов («занят», «свободен», «состояние вызова»). Почти для всех мини-АТС требуется хотя бы один системный телефон для администрирования и ввода начальной рабочей программы, а далее все зависит от конкретных задач, выполняемых Вашими сотрудниками и от Ваших финансовых возможностей. Как правило, надо расчитывать на два системника (директору и секретарю), но чем больше системных телефонов, тем с большей эффективностью Вы сможете использовать возможности офисной станции.
● Определить, какую мини АТС Вы приобретете — цифровую или аналоговую
Бытует мнение, что аналоговые АТС морально устарели и имеет смысл покупать только цифровую АТС. Этот выбор в настоящий момент зависит пока только от вашего вкуса. Цифровая АТС — более современная, предоставляет больше услуг. Но в нашей стране (в странах СНГ) преобладает аналоговая связь и как ни крути, всеми прелестями цифровой АТС вы будете пользоваться только в условиях родного учреждения (в т. ч. микросотовая связь) — «выход в город» будет таким же, как и у аналоговых станций. Правда сейчас многие операторы связи предоставляют цифровые каналы «выделенки», в этом случает сам бог послал вам использовать цифровую АТС. На самом деле станции отличаются только способом коммутации, а управляющее устройство и программное обеспечение может быль сколь угодно совершенно как в одном, так и в другом случае.
● Определить необходимый набор функций мини АТС Дополнительные (сервисные) функции. Основное предназначение мини АТС — коммутация, то есть перенаправление, перераспределение, удержание, перехват звонков и т. д. Однако современные станции поддерживают множество дополнительных функций, таких как DISA (прямой доступ), АА (автосекретарь), конференц-связь, голосовая почта, пейджинг, ограничение доступа к платным звонкам / длительности разговора, тарификация звонков, удаленное администрирование, возможность подключения DECT-систем и т. д.
● Определить производителя мини АТС Не надо выбирать экзотику. Ориентируйтесь на количество сервисных центров и квалифицированных специалистов. Станции высокой ценовой категории по функциям и, особенно, по качеству практически не отличаются.
Далее, необходимо выяснить подробно гарантийные обязательства поставщика, выдаваемый им гарантийный талон на бесплатный ремонт в сервисном центре фирмы-производителя оборудования не должен Вас успокоить, так как в случае выхода мини АТС из строя Вам придется самостоятельно ее демонтировать, отвезти в сервисный центр, подождать две недели, предусмотренные законом, привезти обратно и соображать, что с ней делать дальше.
После обсуждения этих вопросов можно переходить к выяснению конечной цены — цены на оборудование и услуги у предполагаемой фирмы-поставщика. И, безусловно, необходимо выяснить имеет ли данная аппаратура сертификат связи.
Итак, Вы выбрали и установили в своем офисе мини-АТС.
Перечислим, какие у Вас появились дополнительные возможности: .
● Вы можете раздавать все телефонные номера, имеющиеся у Вас в офисе. Если звонок придет к вашим коллегам, то на Вас переключат. Следовательно, к Вам проще дозвониться.
● Поднимая трубку, Вы нажимаете «9» и выходите на любую свободную разрешенную Вам линию, а не ждете, когда Ваш сосед закончит свой разговор по параллельному телефону. Параллельных телефонов больше не будет, и никто не влезет в Ваш разговор.
● У Вас на столе будет стоять только один телефон, включающий в себя все городские линии и местную связь.
● В соседнюю комнату необязательно идти, можно и позвонить.
● Возможно создать иерархию. Руководящему составу можно разрешить выход в город по всем городским линиям, а другим сотрудникам только на определенные. С мини АТС возможно некоторым сотрудникам запретить выход на межгород с их телефонов, а если он разрешен, то программа учета стоимости точно зафиксирует кто, когда, во сколько, куда звонил и сколько времени разговаривал.
● Мини-АТС позволяет вечером, в определенное время, автоматически переключать входящие звонки с абонентов на факс или автоответчик (режим день/ночь/обед), а утром обратно. Все городские линии будут сходиться на одно устройство, а если кто-то задерживается на работе и ждет звонка, то можно эти режимы переключать вручную.
● Возможно, проводить совещание по телефону с несколькими сотрудниками одновременно (конференц-связь) не только внутри офиса, но с несколькими абонентами из города.
● Вы и Ваши коллеги часто звонят за границу, набирая по 10-15 цифр телефонного номера. В мини АТС вы можете запрограммировать часто используемые телефонные номера в сокращенный набор и, нажав всего 3-и кнопки, Вы наберете всю эту комбинацию включая паузы и переходы в тональный режим набора (если это требуется).
● Вы слышите, что звонит телефон на столе у вашего коллеги, а его нет на месте — Вам не нужно вставать и идти к его столу, достаточно поднять трубку на своем телефоне, нажать нужную кнопку и можно разговаривать.
● Если Вы уходите со своего рабочего места, а ждете важного звонка, Вы можете сделать переадресацию всех звонков на то место, куда направляетесь. Ни один звонок не будет потерян.
● Если у Вас большая территория предприятия, то сделать объявление по громкой связи может любой сотрудник, которому разрешена это функция.
● Вы можете установить домофон, подключив его к мини-АТС и отвечать на его вызовы и открывать дверной замок с телефона.
● Цифровые мини-АТС имеют возможность подключения цифровых устройств, таких как микросотовая связь (DECT), цифровых соединительных линий ISDN (PRI, BRI, Е1), голосовой почты (VM), управлять телефоном через компьютер (CTI), голосовой набор (VDIAL).
В заключение необходимо сказать, что хорошо отлаженная система связи на предприятии, правильно продуманный алгоритм ее функционирования, полный набор нужных функций и, конечно, высокая надежность аппаратуры делает работу всего коллектива эффективной.
